В Україні завершується важливий етап переходу від паперових трудових книжок до електронного обліку трудової діяльності. Уже 10 червня 2026 року спливає п’ятирічний перехідний період, протягом якого роботодавці та працівники мали передати до Пенсійного фонду відомості з паперових трудових книжок для їхнього внесення до електронного реєстру. Через наближення дедлайну багато українців почали хвилюватися, чи не втратять вони свій страховий стаж і право на пенсію, якщо не встигнуть пройти процедуру оцифрування до зазначеної дати.
У Пенсійному фонді України наголошують, що найбільше уваги на це питання слід звернути громадянам, які розпочали свою трудову діяльність до 1 січня 2004 року. Саме для цієї категорії працівників паперова трудова книжка залишається основним документом, що підтверджує трудовий стаж за роки роботи до впровадження персоніфікованого обліку в системі загальнообов’язкового державного соціального страхування. Дані про роботу після 2004 року здебільшого вже містяться в електронних базах Пенсійного фонду завдяки сплаті роботодавцями єдиного соціального внеску, однак інформація про попередні періоди роботи часто існує лише на сторінках паперових трудових книжок.
Перехід до електронної трудової книжки є частиною масштабної цифровізації державних послуг в Україні. Влада розраховує, що електронний формат дозволить значно спростити призначення пенсій, скоротити бюрократичні процедури та мінімізувати ризики втрати документів. Після внесення даних до реєстру інформація про трудову діяльність працівника зберігається в електронному вигляді та доступна в особистому кабінеті на вебпорталі Пенсійного фонду. Завдяки цьому людина може будь-коли перевірити свій страховий стаж, не звертаючись до державних установ і не шукаючи паперові документи.
Фахівці пояснюють, що оцифрування трудової книжки може здійснити як сам працівник, так і його роботодавець. Для цього необхідно відсканувати всі заповнені сторінки документа та завантажити їх через вебпортал Пенсійного фонду. Після перевірки наданих матеріалів працівники фонду вносять інформацію до електронного реєстру. Процедура є безкоштовною та доступною дистанційно.
Перевірити, чи вже оцифровано трудову книжку, також можна через особистий кабінет на порталі Пенсійного фонду. Там відображаються як завантажені скан-копії документів, так і вже опрацьовані записи, які були внесені до електронної трудової книжки. Якщо дані присутні в системі, додаткових дій від громадянина не потрібно.
Окрему увагу Пенсійний фонд приділяє українцям, які втратили свої трудові книжки внаслідок війни. За роки повномасштабного вторгнення тисячі людей були змушені залишити свої домівки, а багато підприємств опинилися під окупацією або були знищені бойовими діями. У таких випадках підтвердити трудовий стаж можна іншими документами. Зокрема, для цього можуть використовуватися трудові договори, архівні довідки, виписки з наказів про прийняття на роботу чи звільнення, документи про нарахування заробітної плати, довідки від роботодавців та інші офіційні підтвердження трудової діяльності.
Однак найскладнішими залишаються ситуації, коли підприємство знаходилося на тимчасово окупованій території або в зоні активних бойових дій, а його архіви були повністю знищені чи залишилися недоступними. У таких випадках законодавство передбачає можливість підтвердження стажу за допомогою свідків. Для цього необхідно щонайменше двоє осіб, які працювали разом із заявником на тому самому підприємстві в той самий період. Вони повинні надати власні документи, що підтверджують їхню зайнятість у відповідній організації. На підставі таких свідчень Пенсійний фонд може врахувати відповідний період роботи під час визначення страхового стажу.
Наближення 10 червня викликало чимало запитань серед українців щодо можливих наслідків пропуску дедлайну. Утім у Пенсійному фонді наголошують, що завершення перехідного періоду не означає втрату стажу або анулювання права на пенсію. Навіть після 10 червня громадяни зможуть подавати скан-копії трудових книжок та інші документи для підтвердження своєї трудової діяльності. Страховий стаж не зникає і не анулюється лише через те, що відомості не були внесені до електронного реєстру до встановленої дати.
Водночас експерти рекомендують не відкладати процедуру на майбутнє. Наявність усіх даних у цифровій системі дозволяє уникнути додаткових перевірок і тривалого збору документів під час оформлення пенсії. Крім того, завчасна перевірка електронної трудової книжки дає можливість виявити можливі помилки, відсутні записи або неточності в інформації про стаж і своєчасно їх виправити.
У Пенсійному фонді підкреслюють, що оцифрування трудових книжок є насамперед інструментом спрощення доступу громадян до своїх соціальних прав. Попри наближення дедлайну, українцям не варто панікувати. Однак тим, хто ще не перевіряв свої дані в електронному реєстрі, радять зробити це найближчим часом, щоб у майбутньому уникнути зайвих труднощів під час оформлення пенсії або підтвердження трудового стажу.
